Anpassungen von Impfstofflogistik in Rekordzeit - TUP Case Study

Die Corona-Pandemie stellte die globale Pharmalogistik vor eine große Herausforderung: Impfstoffe mussten nicht nur so schnell wie möglich entwickelt, sondern auch unter extremen Bedingungen sicher distribuiert werden. Innerhalb von nur vier Wochen schuf TUP die IT-seitige Grundlage für die logistische Verteilung des COVID-19-Impfstoffes eines Projektpartners über ein zentrales europäisches Umschlagszentrum – einem von weltweit nur vier solcher Knotenpunkte. Zu diesem Zeitpunkt wurde das Distributionszentrum bereits seit 24 Jahren mit einem individuell erstellten Warehouse-Management-System (WMS) von TUP verwaltet und gesteuert.

Seit 1996 betreibt unser Projektpartner aus der Pharmaindustrie dieses Distributionszentrum mit einem auf TUP.WMS basierenden Lagerverwaltungssystem. Ziel der Umstellung war die richtlinienkonforme (GxP) Implementierung umfassender Ultra-Low-Temperature-Prozesse (ULT) in das bestehende System – bei laufendem Betrieb. In dieser Ausnahmesituation vertraute unser Partner erneut voll und ganz auf unsere Expertise – und wir lieferten: pünktlich, regelkonform und ohne Beeinträchtigung der operativen Abläufe.

Zur Sicherstellung von Good Storage Practice (GSP) und Good Distribution Practice (GDP) muss der Impfstoff in besonderen Tiefkühlschränken gelagert werden. Das Mittel wird bei -80°C aufbewahrt und darf während der Lagerprozesse zu keinem Zeitpunkt die kritische Schwelle von -70°C überschreiten. Zur Gewährleistung der Lagertemperatur wurden 300 ULT-Kühlzellen in die vom System zu steuernden Prozesse integriert. Durch die Lagerverwaltung konnte eine dynamische Kapazität von bis zu 2.000 Versandaufträgen pro Tag erreicht werden. Transportiert werden die empfindlichen Vakzine dabei in speziell präparierten Kühlboxen mit je 23 kg Trockeneis – direkt aus dem Lager in den Versand.

Eine besondere Herausforderung für das Projektteam von TUP: Trotz extrem kurzer Projektlaufzeit mussten die in der Pharma-Industrie geforderten hohen Qualitätsstandards bei Entwicklung, Implementierung und Testung der Software gewahrt bleiben. Gleichzeitig erforderte der noch nicht zugelassene Impfstoff ein besonders sensibles Informationsmanagement sowie eine hohe Reaktionsfähigkeit auf sich verändernde Anforderungen – agiles Arbeiten im besten Sinne.

Ende Oktober 2020 begann das unternehmensübergreifende Team unter höchster Vertraulichkeit und in enger Kooperation mit der Umsetzung des Projekts. Nur knapp einen Monat später erfolgte der Go-Live des Wareneingangs termingerecht Ende November 2020.Nach der Zulassung des Vakzins wenige Tage später wurde auch der Warenausgang produktiv genommen. Unter absoluter Terminverbindlichkeit wurde die seit einem Vierteljahrhundert leistungsfähige Lagerverwaltungssoftware kurzfristig um zahlreiche Funktionalitäten ergänzt.

Ergänzte Funktionalitäten

• Erweiterung der Topologie um ULT-Kühlschränke
• Verwaltung der Kühlschrank-Öffnungszeiten (zur strikten Gewährleistung der tiefkalten Temperatur)
• Einbindung eines neuen Host-Systems für Wareneingangs- und Auftragsdaten
• Einbindung eines weiteren Versandsystems
• Erweiterungen am Wareneingang
• Implementierung eines neuen Einlagerungsprozesses für ULT-Produkte (inkl. Klärfallablauf)
• Erweiterungen am Warenausgang (inkl. Anpassung von Auftragsverwaltung, Kommissionierung, Versandeinheitenbildung, Verpackungsprozess und Etikettierung)
• Implementierung eines neuen Auslagerungsprozesses für ULT-Produkte
• Sonstige Anpassungen an ULT-Prozesse (bspw. Bestandskorrekturen/Zählungen, Qualitätskontrolle)

Dieser Anwendungsfall belegt eindrucksvoll: Warehouse Management Systeme von TUP sind nicht nur individuell zugeschnitten und langlebig, sondern bei Bedarf auch hochgradig anpassungsfähig. Selbst unter Extrembedingungen können jederzeit schnell neue Prozesse und Technologien integriert werden. Die Zusammenarbeit in diesem Projekt unterstreicht den Mehrwert langfristiger vertrauensvoller Partnerschaften – auf Basis hochflexibler Softwarelösungen, die auch Jahrzehnte nach ihrer Einführung noch kompromisslos den Ansprüchen der Zeit entsprechen.

TUP lieferte in diesem Projekt nicht nur eine funktionierende Lösung auf logistischer Ebene, sondern leistete damit auch einen aktiven Beitrag zur Wahrung der Versorgungssicherheit mit dringenden benötigten Arzneimitteln in bewegten Zeiten.