WMS und ERP: Aufgabenverteilung, Zusammenspiel und typische Abgrenzungsprobleme

Ein Warehouse Management System (WMS) und ein Enterprise Resource Planning System (ERP) übernehmen unterschiedliche, aber eng miteinander verbundene Aufgaben innerhalb der betrieblichen IT-Landschaft. Während das ERP-System in der Regel die übergeordnete Planung und Abwicklung unternehmensweiter Geschäftsprozesse unterstützt, konzentriert sich das WMS auf die operative Steuerung, Kontrolle und Optimierung der Lager- und Intralogistikprozesse.

Die Trennung zwischen beiden Systemen ist in der Praxis jedoch nicht immer eindeutig. Moderne ERP-Systeme verfügen über umfangreiche Funktionen für Lager und Logistik, während WMS-Lösungen zunehmend Aufgaben übernehmen, die über eine reine Lagerplatz- und Bestandsverwaltung hinausgehen. Dadurch entstehen Überschneidungen beispielsweise bei der Bestandsführung, den Stammdaten, der Auftragsverwaltung oder der Nachschubplanung.

Eine klare Aufgabenverteilung zwischen ERP und WMS ist deshalb weniger eine Frage der Bezeichnung einzelner Softwarefunktionen als der Systemarchitektur und der fachlichen Verantwortung. Entscheidend ist, welches System für einen Prozess die führende Instanz bildet und welche Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. ERP-Systeme unterstützen die Planung, Steuerung und Abwicklung unternehmensweiter Geschäftsprozesse. Dazu können unter anderem Einkauf, Vertrieb, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Produktion, Beschaffung und Logistik gehören. Ziel ist es, unterschiedliche Unternehmensbereiche über gemeinsame Daten und integrierte Prozesse miteinander zu verbinden.

Im logistischen Kontext übernimmt das ERP-System typischerweise die übergeordnete Sicht auf Waren, Aufträge und Ressourcen. Es kennt beispielsweise Kundenaufträge, Lieferantenbestellungen, Produktionsaufträge, Artikelstammdaten und kaufmännisch relevante Bestände. Aus diesen Informationen entstehen Vorgaben für nachgelagerte logistische Prozesse.

Das ERP bildet damit vor allem die betriebswirtschaftliche und administrative Ebene ab. Es beantwortet beispielsweise Fragen wie:

• Welche Kundenbestellungen liegen vor?
• Welche Waren sollen beschafft oder produziert werden?
• Welche Mengen werden benötigt?
• Welche Liefertermine sind einzuhalten?
• Welche Aufträge müssen beliefert werden?
• Welche Warenbewegungen sind kaufmännisch zu verbuchen?

Die konkrete Ausgestaltung ist abhängig vom jeweiligen ERP-System und vom Unternehmen. Nicht jedes ERP-System verfügt über denselben Funktionsumfang im Bereich Lager und Logistik.

Was ist ein WMS?

WMS steht für Warehouse Management System. Im deutschsprachigen Raum wird auch der Begriff Lagerverwaltungssystem (LVS) verwendet. Ein WMS dient der Steuerung, Kontrolle und Optimierung der Prozesse innerhalb eines Lagers beziehungsweise eines innerbetrieblichen Lager- und Transportsystems.

Die VDI-Richtlinie 3601 beschreibt Warehouse Management als die Steuerung, Kontrolle und Optimierung von Lager- und Distributionssystemen. Zu den Aufgaben gehören unter anderem Mengen- und Lagerplatzverwaltung, innerbetriebliche Transportprozesse sowie Methoden zur Kontrolle und Optimierung der Systemzustände.

Der Schwerpunkt eines WMS liegt damit auf der operativen Ebene. Das System muss nicht nur wissen, dass beispielsweise 100 Stück eines Artikels benötigt werden, sondern auch, wo sich diese befinden, welche Bestände für einen Auftrag verwendet werden können und wie die Ware innerhalb des Lagers bewegt werden soll.

Typische Fragen des WMS lauten daher:

• Auf welchem Lagerplatz befindet sich ein bestimmter Bestand?
• Welche Ware soll für einen Auftrag kommissioniert werden?
• In welcher Reihenfolge sollen Aufträge bearbeitet werden?
• Welcher Lagerplatz eignet sich für die Einlagerung?
• Wann muss Nachschub bereitgestellt werden?
• Welcher Mitarbeiter oder welches Betriebsmittel übernimmt einen Transport?
• Welche Fördertechnik oder welches automatische Lager soll angesprochen werden?
• Welche Bestände sind gesperrt, reserviert, chargenrein oder anderweitig eingeschränkt?

Das WMS bildet damit eine deutlich höhere Granularität der Lagerprozesse ab als eine allgemeine Bestandsverwaltung.

Grundprinzip der Aufgabenverteilung

Eine häufig verwendete Vereinfachung lautet:

ERP = Was soll im Unternehmen passieren?

WMS = Wie wird der entsprechende Lagerprozess operativ ausgeführt?

Diese Darstellung ist als Grundmodell hilfreich, darf aber nicht als starre technische Regel verstanden werden. In realen Systemlandschaften können die Verantwortlichkeiten anders verteilt sein.

Ein Kundenauftrag kann beispielsweise im ERP angelegt werden. Das ERP übermittelt die relevanten Auftragsdaten an das WMS. Das WMS zerlegt den Auftrag in operative Lageraufgaben, bestimmt geeignete Bestände und Lagerplätze, plant die Kommissionierung und steuert die dafür notwendigen innerbetrieblichen Transporte. Nach Abschluss der Prozesse meldet das WMS die relevanten Ergebnisse an das ERP zurück.

Vereinfacht ergibt sich dadurch folgender Informationsfluss:

ERP → WMS: Aufträge, Artikelinformationen, Bestell- und Lieferinformationen, relevante Stammdaten und weitere Vorgaben

WMS → ERP: bestätigte Mengen, Lagerbewegungen, Statusinformationen, Versand- und Bestandsinformationen sowie weitere Prozessrückmeldungen

Das WMS ist dabei nicht zwangsläufig lediglich ein „ausführendes System“. Moderne WMS verfügen über umfangreiche Optimierungs- und Steuerungsfunktionen und können beispielsweise Kommissionierstrategien, Nachschubprozesse, Lagerplatzzuordnung und innerbetriebliche Transporte eigenständig optimieren.

Die konkreten Funktionen unterscheiden sich je nach Anbieter und Systemausprägung. Typischerweise liegen folgende Aufgaben im Verantwortungsbereich des ERP-Systems:

Auftragsmanagement

Das ERP verwaltet Kundenaufträge, Lieferaufträge, Bestellungen und gegebenenfalls Produktionsaufträge. Es bildet damit den übergeordneten geschäftlichen Zusammenhang ab.

Einkauf und Beschaffung

Bestellvorgänge gegenüber Lieferanten, Bestellmengen, Preise, Liefertermine und kaufmännische Informationen werden in der Regel im ERP verwaltet.

Produktionsplanung

In Unternehmen mit eigener Fertigung übernimmt das ERP häufig die Planung und Verwaltung von Produktionsaufträgen sowie die übergeordnete Materialbedarfsplanung.

Kaufmännische Bestandsführung

Das ERP benötigt Bestandsinformationen für Disposition, Verkauf, Beschaffung, Bewertung und weitere betriebswirtschaftliche Prozesse. Dabei ist zwischen dem kaufmännisch beziehungsweise dispositiv relevanten Bestand und der physischen, lagerplatzbezogenen Bestandsführung zu unterscheiden.

Stammdaten

Artikel-, Kunden-, Lieferanten- und Auftragsdaten werden häufig zentral im ERP gepflegt. Für den Lagerbetrieb benötigt das WMS jedoch zusätzliche logistische Informationen, beispielsweise Abmessungen, Gewichte, Lagerbedingungen, Verpackungseinheiten oder Lagerstrategien.

Das WMS übernimmt die operative Abbildung der Lagerprozesse. Dazu gehören insbesondere:

Wareneingang

Das WMS unterstützt die Annahme, Identifikation, Prüfung und Einlagerung eingehender Waren. Abhängig vom Prozess können beispielsweise Lieferungen gescannt, Mengen geprüft, Qualitätsprüfungen angestoßen und geeignete Lagerplätze ermittelt werden.

Lagerplatz- und Bestandsverwaltung

Ein wesentliches Merkmal eines WMS ist die Bestandsführung auf Lagerplatzebene. Das System kann beispielsweise unterscheiden, welcher Artikel sich in welchem Lager, Bereich, Gang, Fach, Behälter oder Stellplatz befindet.

Dadurch entsteht ein wesentlich detaillierteres Abbild des physischen Lagers als durch eine reine mengenmäßige Bestandsführung.

Einlagerung und Umlagerung

Das WMS bestimmt oder unterstützt die operative Durchführung von Einlagerungen und Umlagerungen. Dabei können beispielsweise Lagerstrategien, Lagerplatztypen, Abmessungen, Gewichte, Artikelmerkmale, Umschlagshäufigkeiten oder Sperrbestände berücksichtigt werden.

Kommissionierung

Die Kommissionierung gehört zu den zentralen Aufgaben eines WMS. Das System erzeugt und priorisiert operative Aufträge und kann unterschiedliche Strategien wie Einzel-, Multi- oder Zonenkommissionierung unterstützen.

Nachschub

Sinkt der Bestand in einem Kommissionierbereich unter einen definierten Schwellenwert, kann das WMS entsprechende Nachschubaufträge erzeugen. Dabei wird beispielsweise Ware aus einem Reservebereich zum Kommissionierplatz bewegt.

Packen und Versand

Das WMS kann Packprozesse, Versandvorbereitung, Packmittelzuordnung, Etikettierung und weitere Prozesse bis zur Übergabe der Ware an den Transport unterstützen. Welche Aufgaben tatsächlich im WMS liegen, hängt von der Systemlandschaft und den angebundenen Versand- und Transportlösungen ab.

Materialflusssteuerung

In automatisierten Lagern muss das WMS mit Fördertechnik, automatischen Lagersystemen, fahrerlosen Transportsystemen oder anderen technischen Einrichtungen kommunizieren. Häufig erfolgt diese Kommunikation über eine zusätzliche Systemebene, beispielsweise einen Materialflussrechner (MFR beziehungsweise MFC).

Das WMS entscheidet dabei beispielsweise, was transportiert werden soll. Ein untergeordnetes Materialflusssystem kann anschließend dafür sorgen, dass der Transport technisch ausgeführt wird. TUP beschreibt diese Trennung ebenfalls als Bestandteil einer mehrstufigen Intralogistik-Systemarchitektur.

ERP und WMS sind in einer typischen Systemlandschaft keine konkurrierenden Systeme. Sie bilden unterschiedliche Ebenen eines gemeinsamen Informations- und Prozessverbunds.

Ein beispielhafter Prozess beginnt mit einem Kundenauftrag:

1. Im ERP wird der Kundenauftrag erfasst.
2. Das ERP prüft beispielsweise Verfügbarkeit und Lieferbedingungen.
3. Der für das Lager relevante Auftrag wird an das WMS übertragen.
4. Das WMS prüft die konkreten physischen Bestände und Lagerorte.
5. Das WMS erzeugt operative Lageraufgaben.
6. Mitarbeiter oder automatisierte Systeme führen die Aufgaben aus.
7. Das WMS dokumentiert die tatsächlichen Warenbewegungen.
8. Relevante Rückmeldungen werden an das ERP übertragen.
9. Das ERP aktualisiert den übergeordneten Geschäftsprozess und kann beispielsweise Lieferung, Fakturierung oder weitere Folgeprozesse anstoßen.

Die Integration muss dabei nicht auf Kundenaufträge beschränkt sein. Auch Bestellungen, Produktionsaufträge, Retouren, Inventuren, Stammdaten und Bestandsinformationen können zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

Eine leistungsfähige Schnittstelle ist insbesondere dann relevant, wenn das WMS mit weiteren Systemen wie Transportmanagementsystemen, Automatisierungstechnik, EDI-Lösungen oder Versandsoftware verbunden ist. Die VDI 3601 beschreibt ausdrücklich die Integration des WMS in über- und untergeordnete IT-Systeme.

Bestandsführung: Einer der häufigsten Abgrenzungspunkte

Besonders häufig entsteht die Frage, ob der Bestand im ERP oder im WMS geführt wird.

Die Antwort lautet: Beide Systeme können Bestandsinformationen benötigen, aber sie erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben.

Das WMS führt den operativen, physischen Bestand. Es muss beispielsweise wissen, dass sich 50 Stück eines Artikels auf Lagerplatz A-01-02 und weitere 100 Stück auf Lagerplatz B-03-01 befinden. Zusätzlich können Informationen über Chargen, Seriennummern, Sperrbestände, Reservierungen oder Lagerzustände relevant sein.

Das ERP benötigt dagegen eine übergeordnete Bestandssicht. Für Disposition, Vertrieb, Einkauf, Produktion oder kaufmännische Prozesse muss beispielsweise bekannt sein, welche Menge verfügbar, reserviert oder bereits für einen Auftrag vorgesehen ist.

Damit kann derselbe physische Bestand aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden.

Die Herausforderung besteht darin, eindeutige Regeln für die Datenhoheit festzulegen. Andernfalls können Abweichungen entstehen, wenn ERP und WMS denselben Sachverhalt unabhängig voneinander verändern.

Stammdaten: Gemeinsame Datenbasis, unterschiedliche Anforderungen

Auch bei den Stammdaten existieren häufig Überschneidungen.

Das ERP kann beispielsweise den Artikel, seine Bezeichnung, Artikelnummer, Verkaufsdaten und kaufmännischen Eigenschaften verwalten. Das WMS benötigt zusätzlich logistische Eigenschaften wie:

• Abmessungen und Gewicht
• Verpackungseinheiten
• Lade- und Trägerhilfsmittel
• Lagerbedingungen
• Gefahrgutmerkmale
• Stapel- oder Lagerfähigkeit
• Kommissioniereigenschaften
• Lagerzonen
• Nachschubparameter

Daraus ergibt sich häufig ein zweistufiges Modell: Das ERP stellt einen grundlegenden Artikelstamm bereit, während das WMS diesen um lagerrelevante Informationen ergänzt.

Entscheidend ist dabei die Definition einer eindeutigen Datenhoheit. Nicht jede Information muss zwangsläufig in beiden Systemen gepflegt werden.

Auftragsverwaltung: Wo endet ERP, wo beginnt WMS?

Auch Aufträge sind ein typischer Überschneidungsbereich.

Ein ERP-System kann einen Kundenauftrag beispielsweise mit mehreren Positionen verwalten. Für das WMS ist jedoch entscheidend, wie dieser Auftrag im Lager umgesetzt wird.

Aus einem einzelnen Kundenauftrag können im WMS mehrere operative Aufgaben entstehen. Beispielsweise können die Positionen aus unterschiedlichen Lagerbereichen stammen. Das WMS kann daraus verschiedene Kommissionieraufträge, Nachschubaufträge und interne Transporte erzeugen.

Das ERP kennt somit den geschäftlichen Auftrag, während das WMS dessen operative Umsetzung im Lager organisiert.

Eine ähnliche Trennung lässt sich bei Beschaffungs- und Produktionsprozessen beobachten. Das ERP kann einen Wareneingang oder Materialbedarf verursachen; das WMS organisiert anschließend die physische Abwicklung im Lager.

Die größten Schwierigkeiten entstehen meist nicht durch die grundsätzlichen Unterschiede zwischen ERP und WMS, sondern durch Überschneidungen.

Doppelpflege von Daten

Werden dieselben Daten in beiden Systemen unabhängig gepflegt, besteht die Gefahr widersprüchlicher Informationen.

Ein klassisches Beispiel ist die Artikelstammpflege. Ändert sich das Gewicht eines Artikels im ERP, muss geklärt sein, wann und wie diese Änderung im WMS wirksam wird.

Unterschiedliche Bestandsdefinitionen

„Bestand“ kann je nach Prozess unterschiedliche Bedeutungen haben. Ein physisch vorhandener Bestand kann beispielsweise gesperrt, reserviert oder bereits einem Auftrag zugeordnet sein.

Wenn ERP und WMS unterschiedliche Regeln zur Ermittlung der verfügbaren Menge verwenden, entstehen scheinbare Bestandsdifferenzen, obwohl beide Systeme aus ihrer jeweiligen Perspektive korrekt arbeiten.

Überlappende Lagerfunktionen im ERP

Viele ERP-Systeme bieten integrierte Lagerfunktionen. Bei einfachen Lagerstrukturen kann deren Funktionsumfang ausreichend sein. Mit steigender Lagerkomplexität können jedoch Anforderungen entstehen, die eine spezialisierte WMS-Lösung sinnvoll machen.

Dazu zählen beispielsweise eine detaillierte Lagerplatzverwaltung, komplexe Kommissionierstrategien, hochautomatisierte Materialflüsse, umfangreiche Ressourcensteuerung oder die Optimierung großer Mengen paralleler Lageraufgaben.

Die Grenze ist dabei nicht allein anhand der Anzahl der Lagerplätze oder Artikel festzulegen. Entscheidend sind die Prozesskomplexität, der Automatisierungsgrad, der Durchsatz und die erforderliche Granularität der Steuerung.

Unklare Prozessverantwortung

Ein weiteres Problem entsteht, wenn nicht definiert ist, welches System für einen Prozessschritt verantwortlich ist.

Beispielsweise kann sowohl das ERP als auch das WMS Nachschubmengen berechnen. Werden beide Berechnungen parallel verwendet, kann es zu widersprüchlichen Aufträgen kommen.

Deshalb sollte für jeden relevanten Prozess festgelegt werden:

• Welches System ist führend?
• Welche Daten werden dort erzeugt?
• Welche Daten werden übernommen?
• Welches System darf Änderungen vornehmen?
• Wann wird eine Rückmeldung erzeugt?
• Was geschieht bei Fehlern oder Abweichungen?

In einer integrierten Systemlandschaft sollte für jede wesentliche Information eine klare Quelle definiert werden. Häufig wird hierfür der Begriff Single Source of Truth verwendet.

Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass eine Information nur in einem System technisch vorhanden sein darf. Vielmehr sollte eindeutig festgelegt sein, welches System die fachliche Hoheit über die jeweilige Information besitzt.

Beispielsweise kann das ERP führend für den Kundenauftrag sein, während das WMS für den operativen Lagerauftrag führend ist.

Eine solche Trennung reduziert widersprüchliche Datenstände und erleichtert die Definition von Schnittstellen.

Mit zunehmender Automatisierung wird die Abgrenzung zwischen den Systemebenen besonders relevant.

Ein automatisiertes Lager kann aus mehreren Ebenen bestehen:

ERP → WMS → Materialflusssteuerung → Steuerungsebene der Anlage → Fördertechnik und Lagertechnik

Das ERP liefert die übergeordneten Geschäfts- und Logistikaufträge. Das WMS übernimmt die lagerlogistische Planung und Steuerung. Ein Materialflussrechner beziehungsweise Material Flow Control System kann die konkreten Transportaufträge auf die technische Infrastruktur verteilen.

Die VDI 3601 ordnet das WMS entsprechend in eine übergeordnete administrative Ebene und untergeordnete Systemschichten ein.

Diese Trennung ist insbesondere deshalb wichtig, weil die Anforderungen der Systeme unterschiedlich sind. Während ein ERP beispielsweise geschäftliche Transaktionen und kaufmännische Prozesse verarbeitet, muss ein WMS auf operative Ereignisse im Lager reagieren können. Bei automatisierten Anlagen kommen zusätzlich hohe Anforderungen an Reaktionszeit, Datenqualität und Verfügbarkeit hinzu.

Trotz der beschriebenen Aufgabenverteilung gibt es keine allgemeingültige Regel, nach der eine bestimmte Funktion immer ausschließlich im ERP oder ausschließlich im WMS liegen muss.

Die Systemgrenzen hängen unter anderem von folgenden Faktoren ab:

Auftragsverwaltung: Wo endet ERP, wo beginnt WMS?

• Aufbau und Komplexität des Unternehmens
• Anzahl und Struktur der Lagerstandorte
• Lager- und Kommissionierprozesse
• Automatisierungsgrad
• Anzahl der Artikel und Aufträge
• Anforderungen an Rückverfolgbarkeit
• Produktions- und Dispositionsprozesse
• eingesetztes ERP-System
• Funktionsumfang des WMS
• vorhandene Automatisierungssysteme
• Schnittstellenarchitektur

Ein Unternehmen mit einem kleinen, überschaubaren Lager kann seine Lagerprozesse unter Umständen weitgehend mit den Funktionen eines ERP-Systems abbilden. In einem hochautomatisierten Distributionszentrum mit zahlreichen Lagerzonen, mehreren Kommissionierverfahren und komplexer Fördertechnik reicht eine einfache Bestandsverwaltung dagegen häufig nicht aus.

Die Frage „ERP oder WMS?“ ist deshalb häufig falsch gestellt. In komplexen Systemlandschaften geht es vielmehr um die Frage, welche Aufgaben auf welcher Systemebene am sinnvollsten abgebildet werden.

Eine funktionierende Zusammenarbeit von ERP und WMS basiert auf einem definierten Informationsfluss. Schnittstellen müssen dabei nicht nur technische Datenübertragungen ermöglichen, sondern auch fachliche Prozesse korrekt abbilden.

Zu berücksichtigen sind beispielsweise:

• Stammdatenübertragung
• Auftragsübertragung
• Bestandsmeldungen
• Statusrückmeldungen
• Wareneingänge
• Warenausgänge
• Inventurdifferenzen
• Retouren
• Produktionsversorgung
• Versandinformationen
• Fehler- und Ausnahmebehandlung

Eine besondere Rolle spielt dabei die Behandlung von Ausnahmen. Im Normalfall kann beispielsweise ein Auftrag vollständig kommissioniert und versendet werden. In der Praxis treten jedoch Fehlmengen, beschädigte Ware, gesperrte Bestände, technische Störungen oder abweichende Mengen auf. Die Systemarchitektur muss deshalb auch definieren, wie solche Situationen zwischen ERP und WMS verarbeitet werden.

ERP und WMS erfüllen unterschiedliche Funktionen, ergänzen sich jedoch innerhalb einer integrierten IT-Landschaft. Das ERP bildet typischerweise die übergeordnete betriebswirtschaftliche und logistische Planung sowie die Geschäftsprozesse ab. Das WMS konzentriert sich auf die operative Führung und Optimierung der Lager- und innerbetrieblichen Transportprozesse.

Die wichtigste Abgrenzung liegt dabei nicht allein in einzelnen Softwarefunktionen, sondern in der jeweiligen Prozess- und Datenverantwortung. Das ERP kann beispielsweise den Kundenauftrag verwalten, während das WMS die daraus resultierenden Lageraufgaben plant und steuert. Das ERP benötigt Bestandsinformationen für Disposition und Geschäftsprozesse, während das WMS den physischen Bestand auf Lagerplatzebene verwaltet.

Gerade bei Beständen, Stammdaten, Aufträgen und Nachschub entstehen in der Praxis Überschneidungen. Eine erfolgreiche Systemintegration setzt deshalb klare Zuständigkeiten, definierte Datenhoheiten und zuverlässige Schnittstellen voraus.

Die VDI 3601 bietet hierfür einen etablierten Bezugsrahmen. Sie beschreibt die Aufgaben- und Leistungsbereiche eines WMS, seine Einordnung in die Systemlandschaft sowie die Integration in über- und untergeordnete Systeme.

Letztlich ist ein WMS nicht als Ersatz für ein ERP zu verstehen und ein ERP nicht automatisch als vollständiger Ersatz für ein spezialisiertes WMS. Beide Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben innerhalb eines gemeinsamen Informations- und Prozessverbunds. Eine durchdachte Systemarchitektur definiert daher nicht nur, welche Funktionen vorhanden sind, sondern vor allem, welches System wann die Verantwortung für Daten, Entscheidungen und Prozesse übernimmt, denn: es geht nicht um eine starre Funktionsgrenze, sondern um Verantwortlichkeiten und Systemführerschaft. 

Zum tieferen Einstieg in oben genannte Themen:

Warehouse Management System – kurz: WMS

VDI 3601 – Warehouse Management Systeme