Was ist eine Avisierung?
Eine Avisierung (kurz: Avis) ist eine Vorinformation über die bevorstehende Zustellung von Waren oder einer Zahlung. Sie wird auch als Liefermeldung, Versandvorabmitteilung oder englisch als ASN (Advance Shipping Notice) bezeichnet und dient dazu, Empfänger frühzeitig zu informieren und eine bessere Planung zu ermöglichen.
Im geschäftlichen Umfeld kommt die Avisierung insbesondere in der Logistik und im Finanzwesen zum Einsatz. Unternehmen nutzen sie, um ihre internen Abläufe zu optimieren, Engpässe zu vermeiden und eine effiziente Ressourcennutzung sicherzustellen. Auch für Kunden oder Geschäftspartner ist eine Avisierung von Vorteil, da sie Transparenz schafft und die Nachverfolgbarkeit von Waren oder Zahlungen erleichtert.
Das Avisieren kann in verschiedenen Formen erfolgen – schriftlich per Brief oder E-Mail, elektronisch über spezielle Schnittstellen oder automatisierte Systeme, aber auch telefonisch. In der modernen Logistik sind elektronische Avisierungen besonders verbreitet, da sie eine schnelle und direkte Übermittlung von Informationen ermöglichen.
Je nach Kontext können Avisierungen unterschiedliche Inhalte umfassen, darunter Angaben zu Menge, Art und voraussichtlichem Liefer- oder Zahlungstermin. In einigen Branchen sind sie nicht nur hilfreich, sondern essenziell, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.
Avisierung im Warenverkehr
Durch die enge Verzahnung zwischen der Lagerverwaltung und einer überlagerten kaufmännischen Ebene existiert in der Regel eine Vorinformation über die ankommenden Waren – ein Avis. Bevor der Wareneingang erfolgt, werden, in einem sogenannten Lieferavis, Vorinformationen geliefert.
Ein Lieferavis enthält in der Regel die folgenden Informationen:
- Artikelmenge
- Artikelnummer
- Artikelgewicht bzw. -volumen
- Zeitpunkt des Wareneingangs
Ein Avis ist nicht gleichzusetzen mit Lieferpapieren. Lieferpapiere treffen gleichzeitig mit der Ware ein, ein Avis schon vorher. Über ein Avis wird eine Brücke zum ERP-System erstellt.
Ein Avis dient auch dazu, um in Zusammenarbeit mit dem Spediteur oder Paketdienst eine Sendungsverfolgung realisieren zu können. Die Sendungs- bzw. Packstückdaten sind dann gegebenenfalls den betroffenen Spediteuren per Datenfernübertragung zu avisieren. Für den Fall, dass Ware verspätet im Lager eintrifft, sollten die Lager-Ressourcen so geplant werden, dass Geräte- oder Personal-Engpässe vermieden und die verspätet gelieferten Waren direkt verarbeitet werden können. Durch das Avis ist eine genaue Planung möglich.
Wenn die Ware den Warenausgang verlässt, wird ein Versandavis beigelegt.
Avisierung im Zahlungsverkehr
Im Zahlungsverkehr gibt es ein Zahlungsavis und ein Rechnungsavis.
Mit dem Zahlungsavis erhält der Empfänger die Information darüber, dass eine Zahlung eingehen wird. Darin erfolgt eine Auflistung aller Details, die die Zahlung betreffen.
Ein Zahlungavis enthält in der Regel die folgenden Informationen:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Zahlungsbetrag
- Eventuell Skontoabzug
- Eventuell Gutschrift
Mit dem Rechnungsavis wird dem Empfänger eine Rechnung angekündigt. Die Inhalte sind in der Regel die Gleichen, wie die im Zahlungsavis.
Mehr Informationen zum Wareneingang erhalten Sie unter Wareneingang in der Intralogistik.
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